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‍¿Qué es la eficiencia operativa?

La eficiencia operativa es la relación entre las entradas y salidas de una empresa.

Los insumos son lo que se necesita para administrar una empresa y los resultados lo que se gana. En pocas palabras, la eficiencia operativa es una medida de los resultados de una empresa frente a sus entradas. Y cuanto mejor sea la relación de entrada a salida, más mejorará la eficiencia operativa.

Los insumos que determinan la eficiencia operativa suelen ser el dinero, la productividad y las personas. Los productos son el trabajo y las ventas que provienen de estos insumos.

Cuando esta relación de entrada/salida es positiva, significa que una empresa está en el camino correcto. Si la eficiencia operativa es deficiente, las empresas deben tomar medidas para solucionarlo y reducir gastos adicionales innecesarios.

La eficiencia operativa es un método utilizado por las empresas, tanto grandes como pequeñas, para comprender a dónde va su dinero y si cada peso podría gastarse mejor en otra parte.

Para algunos insumos, como los costos, determinar la eficiencia puede ser más fácil en comparación con otros aspectos de su negocio. Poner $1 y obtener $3 a cambio es un claro indicador de eficiencia.

Por otro lado, cuantificar qué tan eficientes son los empleados dentro de una empresa puede ser mucho más difícil. Y como normalmente hay numerosos puestos y departamentos dentro de una empresa, evaluar la eficiencia operativa en ese sentido se vuelve aún más complejo.

Cómo mejorar la eficiencia operativa

Optimización de procesos/sistemas

Todo comienza con el refinamiento del proceso. Dado que los procesos son una parte tan importante de las operaciones de una empresa, es crucial hacer una "inmersión profunda" en sus sistemas y procesos actuales para determinar las áreas de mejora. La evaluación de los procesos comerciales actuales hace que mejorar la eficiencia operativa sea una tarea mucho más sencilla.

Por lo tanto, el mejor lugar para comenzar es automatizar la mayor cantidad de trabajo posible y perfeccionar los sistemas actuales.

Al analizar los procesos o sistemas actuales, pregunte:

  • ¿Se puede hacer mejor?

  • ¿Se puede hacer más rápido?

  • ¿Se puede hacer más barato?

  • ¿Se puede automatizar?

Esto también significa usar tecnología siempre que sea posible. Una herramienta como el software de monitoreo de la productividad puede ayudar a simplificar el proceso de optimización de sus procesos.

Apoye a sus empleados

Es muy importante centrarse en apoyar al personal cuando se trabaja para mejorar la eficiencia operativa.

Esto significa proporcionar a los empleados:

  • Las herramientas que necesitan para triunfar

  • Máxima flexibilidad de trabajo

  • Oportunidades para interactuar con otros empleados

  • Tanta orientación gerencial como sea necesaria

Centrarse en estos aspectos ayudará al personal, lo que en última instancia impulsará la eficiencia operativa.

También puede realizar un seguimiento de la productividad de los empleados para brindarles apoyo adicional.

Gestión eficaz de proyectos

Centrarse en la gestión de proyectos puede ayudar a aumentar la eficiencia del trabajo para las empresas, tanto grandes como pequeñas.

Algunas formas de garantizar una gestión de proyectos eficaz incluyen:

  • Buen manejo del tiempo

  • Reuniones consistentes

  • Ofrecer incentivos

  • Controles regulares con los empleados

  • Seguimiento preciso del tiempo

  • Estar presente cuando sea necesario

Apoye la productividad

La productividad de la oficina es un insumo claro que contribuye a la eficiencia operativa. Cuando los empleados son productivos, esto eleva la entrada de esfuerzo y, a su vez, produce mayores resultados. Por eso es tan importante realizar un seguimiento de la productividad de los empleados.

La productividad es en parte arte y en parte ciencia. Los gerentes pueden aumentar la productividad general al crear un entorno en el que los empleados sean más productivos, que incluye:

  • Gestión del rendimiento con software empresarial y de productividad

  • Dar a los empleados acceso a sus datos de productividad

  • Equilibrar las cargas de trabajo de los empleados para que no tengan exceso de trabajo

  • Permitir que los empleados trabajen en los momentos más productivos

‍Hoy en día, la gestión de la productividad se extiende también a los empleados remotos, lo que hace que la supervisión de empleados basada en la nube sea una herramienta invaluable. Afortunadamente, las aplicaciones de alta productividad y el software de monitoreo de la productividad hacen que respaldar la productividad dentro y fuera del oficial sea más fácil que nunca.

Ya sea optimizando sus procesos o eligiendo realizar un seguimiento más preciso de la productividad de los empleados, el esfuerzo adicional que dedique a la eficiencia operativa se reflejará en un mejor desempeño de la empresa a largo plazo.

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